Organismes de bienfaisance et organisations sans but lucratif - Défis de l'AGA et solutions pendant l'épidémie de COVID-19 

publication 

May 18, 2020

Bulletin Droit des affaires

Le présent bulletin a pour objectif de guider les sociétés sans capital-actions (sans but lucratif) et les personnes morales constituées à des fins de bienfaisance sur la façon d’aborder les prochaines assemblées des membres à la lumière des exigences de distanciation sociales liées à la COVID-19.  Pour les besoins de ce bulletin, nous faisons référence à la Loi sur les personnes morales (Ontario) en tant que « LPM » et à la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif en tant que « LCOBNL ».

Loi sur les personnes morales (Ontario)

Le gouvernement provincial a accordé un certain allégement et une certaine latitude aux organismes de bienfaisance et aux organisations sans but lucratif régis par la LPM pour régler les questions relatives aux assemblées dans le décret d’urgence (Règl. de l’Ont. 107/20) pris en vertu de la Loi sur la protection civile et la gestion des situations d’urgence.

Sujet 

Statut avant le décret d'urgence

Statut après le décret d'urgence

Calendrier des assemblées annuelles des membres

Une AGA doit être tenue au plus tard 18 mois après sa constitution et, par la suite au plus tard 15 mois après sa dernière AGA[1].

Le décret d’urgence prévoit que si une AGA doit être tenue pendant l’urgence, alors l’AGA peut être retardée pour être tenue au plus tard le 90e jour après le jour où l’urgence a pris fin. Cela donnera à la personne morale trois mois pour préparer l’AGA une fois l’urgence terminée[2].

Si l’AGA doit être tenue dans les 30 jours suivant la fin de l’urgence, elle peut être reportée pour être tenue au plus tard le 120e jour après la fin de l’urgence. Cela donnera à la personne morale environ quatre mois pour préparer l’AGA une fois l’urgence terminée[3].

Une assemblée des membres peut-elle se tenir virtuellement?

Sauf disposition contraire des règlements administratifs d’une personne morale, une assemblée des membres peut être tenue par des moyens téléphoniques ou électroniques et un membre qui, par ces moyens, vote à l’assemblée ou établit un lien de communication avec l’assemblée est réputé, aux fins de la présente loi, être présent à l’assemblée[4].

Malgré toute disposition contraire des lettres patentes, des lettres patentes supplémentaires ou des règlements administratifs d’une personne morale, une assemblée des membres peut être tenue par des moyens téléphoniques ou électroniques et un membre qui, par ces moyens, vote à l’assemblée ou établit un lien de communication avec l’assemblée est réputé, aux fins de la présente loi, être présent à l’assemblée[5].

Nonobstant la disponibilité d’une assemblée virtuelle, la première question est de savoir si une assemblée virtuelle est appropriée pour vos membres?  Les questions à prendre en compte sont l’accès à la technologie, la capacité à utiliser la technologie et l’objectif de l’assemblée.

Par ailleurs, comme pour toute autre assemblée des membres, il faut tenir compte d’autres exigences en matière d’assemblées, telles que :

  • Avis de convocation des assemblées;
  • Vote des membres absents (procurations)
  • Procédures de l’assemblée (président, être organisé pour présenter des motions et appuyer des motions)
  • Comptage des votes;
  • Confidentialité et sécurité (identification de l’utilisateur);
  • Procès-verbal

Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif

Le 11 mai 2020, Corporations Canada a fourni un moyen simple aux organisations sans but lucratif et aux organismes de bienfaisance régis par la LCOBNL de demander une prolongation du délai de six mois pour la tenue des AGA.

Sujet

Statut actuel

Ajustements dus à la COVID-19

Calendrier des assemblées annuelles des membres

Une AGA doit être tenue au plus tard 18 mois après sa constitution et ensuite au plus tard 15 mois après l’AGA précédente, mais au plus tard 6 mois après la fin de l’exercice financier[6] [7].

Le 11 mai 2020, Corporations Canada a fourni un moyen simple pour les organisations fédérales sans but lucratif et les organismes de bienfaisance régis par la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif de demander le report d’une assemblée annuelle en raison de la COVID‑19.

Une demande doit être faite pour obtenir l’autorisation.

Que dois-je faire pour reporter l’assemblée?

Une société peut demander à Corporations Canada de proroger le délai de convocation d’une AGA si les politiques de Corporations Canada sont respectées (par exemple, les membres ne subiront pas de préjudice, il serait préjudiciable de ne pas  l’AGA). 

Le site Web de Corporations Canada a été mis à jour afin de simplifier le processus de demande de report d’une assemblée annuelle pour les sociétés régies par le LCOBNL en raison de la COVID‑19.

Un formulaire de demande en ligne simple se trouve ici.

Sur le site Web de Corporations Canada, il est conseillé aux organisations admissibles de présenter leur demande au moins 30 jours ouvrables avant la date à laquelle l’organisation sans but lucratif enverrait l’avis de convocation de son AGM dans des circonstances normales. Une fois la demande approuvée, l’organisation doit convoquer son AGM avant le 31 octobre 2020 et la tenir avant le 31 décembre 2020.

Une assemblée des membres peut-elle se tenir virtuellement?

La règle par défaut est que les membres ont le droit de participer en personne aux assemblées des membres.

En vertu de la LCOBNL, sauf disposition contraire des règlements administratifs, les membres sont également autorisés à participer par « un moyen de communication téléphonique, électronique ou autre » si l’organisation fournit de tels moyens (c’est-à-dire une assemblée hybride où l’organisation tient une assemblée en personne et où les membres peuvent participer à l’assemblée par des moyens électroniques). Si une organisation ne souhaite pas permettre à ses membres de participer aux assemblées par voie électronique, elle devrait prévoir une exclusion à cet égard dans ses règlements administratifs[8].

Si les organisations souhaitent autoriser une assemblée virtuelle (c’est-à-dire à laquelle tous les membres participent par des moyens électroniques) par « un moyen de communication électronique ou autre », elles doivent inclure une autorisation spécifique à cet effet dans leurs règlements administratifs[9].

Par conséquent, l’organisation devra se reporter à ses règlements administratifs pour déterminer dans quels cas les assemblées virtuelles sont autorisées.

Aucune disposition. Toutefois, selon les faits, une organisation peut être en mesure de modifier un règlement administratif pour permettre des assemblées hybrides ou virtuelles[10].

La LCOBNL permet aux administrateurs de rédiger, de modifier ou d’abroger tout règlement administratif (sauf pour les questions visées au paragraphe 197(1)) et ce règlement administratif entrera en vigueur immédiatement jusqu’à la prochaine assemblée des membres, à laquelle les membres pourront confirmer, rejeter ou modifier le règlement administratif, la modification ou l’abrogation par résolution ordinaire.

Toutefois, les statuts ou les règlements administratifs existants d’une organisation peuvent également prévoir que les modifications des règlements administratifs ne prennent pas effet tant qu’elles n’ont pas été approuvées par une résolution extraordinaire des membres.  Par conséquent, il est important pour les organisations de vérifier si les administrateurs peuvent apporter une modification aux règlements administratifs afin de permettre une assemblée hybride ou virtuelle.

Les renseignements généraux présentés ci-dessus sont destinés aux organisations qui recherchent des solutions de rechange à la tenue de leur AGA en personne, conformément aux exigences de distanciation sociale. En plus des considérations précédentes, les organisations doivent tenir compte des exigences et des capacités relatives au vote, des questions de confidentialité et de sécurité liées à la tenue d’assemblées hybrides ou virtuelles et de la logistique des assemblées, comme la validité de l’avis de convocation et le vote des membres absents.

par Christopher J. Garrah et Rupin Sawhney

[1] Loi sur les personnes morales, LRO 1990, c C.38, art. 293.

[2] Règl. de l’Ont. 107/20, art. 4.

[3] Ibid.

[4] Supra note 1, par. 125.1(1).

[5] Supra note 2, art. 1.

[6] Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif, L.C. 2009, ch 23, par. 160(1).

[7] Règlement sur les organisations à but non lucratif de régime fédéral, DORS/2011-223, art. 61.

[8] Supra note 6, par. 159(4). 

[9] Ibid au par. 159(5).

[10] Ibid à l’art. 152.

mise en garde

Le contenu du présent document ne fournit qu’un aperçu du sujet et ne saurait en aucun cas être interprété comme des conseils juridiques. Le lecteur ne doit pas se fonder uniquement sur ce document pour prendre une décision, mais devrait plutôt consulter ses propres conseillers juridiques.

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