Bonne Semaine de la protection des données, Canada! Numéro 1

Bonne Semaine de la protection des données, Canada! Numéro 1

La Journée de la protection des données commémore la signature, le 28 janvier 1981, de la Convention 108, premier traité international juridiquement contraignant portant sur la protection de la vie privée et des données. Depuis, la protection de la vie privée a pris de l’ampleur au Canada et à travers le monde, et de nombreux pays dédient maintenant une semaine entière à la protection des données.

Cette année, le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada a annoncé que la Semaine de la protection des données se déroulera du 22 au 26 janvier et que le thème de 2024 est « Prenez le contrôle de vos données ».

La prise de contrôle de vos données peut avoir plusieurs significations. Pour les particuliers, il peut s’agir d’adopter une approche plus proactive pour apprendre comment les organisations utilisent leurs données et d’exercer les choix qui s’offrent à eux. Toutefois, de nombreuses organisations ont aussi de la difficulté à gérer leurs données. Voici quelques conseils qui peuvent vous aider :

Les cinq meilleurs conseils de McMillan aux organisations pour prendre le contrôle de leurs données

1. Cartographie des données. Pour prendre le contrôle des données, les organisations doivent d’abord comprendre quelles données elles traitent. Pour ce faire, il faut examiner les types de données recueillies, la façon dont ces données sont recueillies (et à partir d’où), les endroits où elles sont stockées, les personnes avec lesquelles elles sont partagées, la durée de conservation des données et la façon dont elles sont détruites.
2. Attribuer des rôles et des responsabilités. Souvent, les données sont mal gérées parce que les intervenants à l’interne présument à tort que quelqu’un d’autre s’assurera que des mécanismes de contrôle appropriés sont en place et seront suivis. L’assignation claire des rôles et des responsabilités à certaines personnes au sein de l’organisation peut contribuer à assurer que les politiques et procédures de traitement des données sont effectivement mises en pratique.
3. Établir une structure de conformité. Il n’est pas rare de constater d’énormes disparités entre la façon dont différents ministères, bureaux ou divisions gèrent les données, surtout au sein de grandes organisations complexes. L’établissement d’un programme officiel de conformité en matière de protection des renseignements personnels et des données améliore l’uniformité des processus et contribue à garantir que tout le personnel concerné comprenne comment il doit traiter les données.
4. Tirer parti des solutions technologiques. Le personnel est d’une importance cruciale pour les organisations, mais il peut aussi être le maillon le plus faible en matière de protection des renseignements personnels et de sécurité des données. Souvent, des solutions technologiques peuvent être mises en œuvre pour réduire les erreurs humaines et accroître l’uniformité du traitement des données. À titre d’exemple, un certain nombre de fournisseurs offrent des solutions pour le contrôle de l’accès, les demandes de droits d’utilisation des données et la suppression automatisée des données. Bien que ces outils puissent aider les organisations à prendre le contrôle de leurs données, il est important de s’assurer qu’ils sont conçus pour répondre aux exigences canadiennes (et non seulement aux lois américaines et européennes).
5. Mettre en œuvre la minimisation des données. L’une des raisons pour lesquelles les données échappent parfois à tout contrôle est que les organisations accumulent une quantité massive de données, dont la plupart sont inutiles, obsolètes et/ou décentralisées. L’accumulation de grandes quantités de données entraîne un certain nombre de risques liés à la protection de la vie privée et des données, y compris un risque accru d’utilisation abusive et des coûts et des risques accrus en cas d’atteinte à la vie privée. La minimisation proactive des données recueillies par votre organisation et la suppression des anciennes données qui ne sont plus utiles contribuent à éviter que la quantité de données devienne incontrôlable. En outre, cela réduit également les coûts de stockage des données et facilite la conformité juridique!

L’équipe de protection de la vie privée et des données de McMillan fournit aux organisations des conseils pratiques pour aider nos clients à gérer leurs données et à naviguer dans le cadre complexe des exigences juridiques et réglementaires partout au Canada. Célébrez la Semaine de la protection des données en communiquant avec votre conseiller/conseillère chez McMillan pour amorcer le processus de prise de contrôle de vos données!