MISE À JOUR DU 1er MAI COVID 19 : Dispense temporaire des exigences relatives aux assemblées des actionnaires et aux réunions des administrateurs

MISE À JOUR DU 1er MAI COVID 19 : Dispense temporaire des exigences relatives aux assemblées des actionnaires et aux réunions des administrateurs

Voici une mise à jour du bulletin du 23 avril 2020. À la suite des mesures de dispense récemment annoncées des exigences relatives aux assemblées des actionnaires et aux réunions des administrateurs prescrites par les lois des divers ressorts canadiens, les gouvernements de l’Ontario et du Québec ont annoncé d’autres mesures visant à faciliter la tenue de réunions ou assemblées virtuelles.

L’émergence de la pandémie actuelle de COVID‑19 et l’intervention de tous les ordres de gouvernement ont obligé de nombreuses entreprises à apporter des changements radicaux et rapides à leurs activités commerciales quotidiennes. Toutefois, alors que les entreprises s’efforcent de s’adapter à la distanciation sociale et à d’autres directives visant à « aplanir la courbe », il est également important que les sociétés tiennent compte de l’incidence de telles mesures sur leur capacité de respecter leurs obligations habituelles et de prendre des décisions importantes qui pourraient nécessiter la tenue d’assemblées des actionnaires ou de réunions des administrateurs.

Cela est particulièrement important pour les entreprises dont les documents constitutifs sont plus anciens ou moins souples. Règle générale, les statuts et règlements des sociétés plus récentes permettent la tenue d’assemblées et de réunions par téléphone ou par voie électronique, dans la mesure où tous les participants peuvent communiquer adéquatement. Toutefois, certaines sociétés peuvent compter dans leurs statuts des dispositions exigeant la présence en personne aux assemblées des actionnaires et/ou aux réunions des administrateurs. Les lois sur les sociétés imposent également des délais précis pour la tenue des diverses assemblées annuelles. Par exemple, en vertu des lois provinciales et fédérales, les sociétés doivent tenir leur première assemblée générale annuelle au plus tard 18 mois après leur constitution en société. Les assemblées générales annuelles subséquentes doivent avoir lieu au moins une fois par année civile, au plus 15 mois après la dernière assemblée annuelle et au plus six mois après la fin de l’exercice précédent de la société. Bien que les questions annuelles puissent généralement être réglées par des résolutions écrites unanimes, cela peut ne pas être pratique dans de nombreuses situations, et une assemblée ou réunion en présence effective se révélera nécessaire.

Par conséquent, un certain nombre de provinces et le gouvernement fédéral ont été proactifs et ont annoncé des mesures ou des modifications temporaires visant à faciliter la conformité des entreprises aux exigences législatives et à faciliter la prise de décisions par les entreprises pendant cette situation d’urgence.

Voici un résumé de ces mesures par compétence législative.

1. Fédéral

Corporations Canada a déclaré qu’elle s’attend toujours à ce que les sociétés régies par la Loi canadienne sur les sociétés par actions (la « LCSA ») et la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif (la « LCOBNL ») se conforment à toutes les exigences réglementaires relatives aux assemblées annuelles pendant l’éclosion du COVID-19. Bien qu’aucun autre allégement n’ait été accordé, Corporations Canada a incité les sociétés à tenir des réunions virtuelles dans la mesure permise par leurs règlements. Par ailleurs, les sociétés régies par la LCSA peuvent demander une dispense aux tribunaux afin de reporter leur assemblée générale annuelle. De même, les organisations à but non lucratif peuvent demander à Corporations Canada le report de leur assemblée générale annuelle.

En revanche, Corporations Canada a accordé un certain allégement relativement aux déclarations annuelles et a reporté la date limite de production. Les sociétés assujetties à la LCSA et les organisations assujetties à la LCOBNL qui devaient produire une déclaration annuelle entre le 1er février et le 20 juin 2020 peuvent maintenant le faire d’ici le 30 septembre 2020.

2. Alberta

Par décret ministériel en vertu de l’état d’urgence sanitaire déclaré de l’Alberta, la province a modifié certaines dispositions de l’Alberta Business Corporations Act (l’« ABCA »). Le décret a temporairement suspendu les exigences de l’ABCA relatives à la tenue d’assemblées et de réunions en personne, à l’examen des documents en personne et à l’obligation de produire les rapports et les déclarations annuelles. Les suspensions s’appliquent jusqu’à l’expiration de 60 jours après la fin de l’urgence de santé publique ou la date d’expiration du décret, selon la première éventualité à se présenter.

3. Colombie‑Britannique

Le registraire des sociétés de la Colombie‑Britannique a permis aux sociétés régies par la British Columbia Business Corporations Act (la « BCBCA ») de reporter de six mois leur assemblée générale annuelle. Pour demander un report, les sociétés doivent faire parvenir un courriel à BC Registries and Online Services auquel sera annexée la demande accompagnée de sa dénomination et de son numéro de constitution en société. La société doit également informer ses actionnaires du report de l’assemblée générale annuelle.

La Colombie-Britannique a également pris un décret ministériel en vertu de sa Emergency Program Act afin de permettre la tenue d’un plus grand nombre d’assemblées et de réunions virtuelles pour les sociétés par actions, les associations coopératives de crédit et les sociétés à structure ouverte (societies). Le décret prévoit que les assemblées de sociétés peuvent avoir lieu virtuellement, indépendamment de toute autre disposition de la BCBCA, de la Cooperative Association Act, de la Societies Act ou des statuts, règlements ou règles de l’entité. Le décret prévoit également que si une assemblée ou réunion d’entreprise est entièrement virtuelle, elle est réputée avoir lieu en Colombie‑Britannique et que les personnes qui y assistent sont réputées y être présentes en personne. Le décret s’applique pour la durée de l’état d’urgence de la Colombie‑Britannique.

4. Nouvelle‑Écosse

La Nouvelle‑Écosse, par directive ministérielle en vertu d’un état d’urgence déclaré (la « directive ministérielle »), a interdit aux personnes morales régies par ses Companies Act, Co-operative Associations Act et Societies Act, de tenir des assemblées ou des réunions en personne exigées par la loi si plus de cinq personnes doivent y assister. À la place, que cela soit permis ou non par ailleurs, il peut y avoir tenue d’une assemblée virtuelle ou d’une forme hybride d’assemblée virtuelle et d’assemblée en personne plutôt que de l’assemblée en personne requise. L’assemblée virtuelle sera réputée constituer une assemblée en personne tenue dans un lieu autorisé par la loi ou la convention applicable. Toute personne qui a le droit d’assister à l’assemblée et qui y assiste de manière virtuelle est également réputée y être présente.

La directive ministérielle prévoit également qu’une assemblée en personne obligatoire peut être reportée jusqu’à 90 jours après que la Nouvelle‑Écosse ne se trouve plus en état d’urgence déclaré. Dans le cas d’un report, toutes les personnes qui ont le droit d’être présentes à l’assemblée doivent être dûment informées.

La directive ministérielle s’applique pendant toute la durée de l’état d’urgence de la Nouvelle‑Écosse, à moins qu’il n’y soit mis fin autrement, et le défaut de s’y conformer pourrait entraîner une déclaration de culpabilité par procédure sommaire assortie d’amendes allant, par incident, jusqu’à 10 000 $ pour les particuliers et jusqu’à 100 000 $ pour les sociétés.

5. Ontario

L’Ontario a pris un décret en vertu de sa Loi sur la protection civile et la gestion des situations d’urgence, Règlement de l’Ontario 107/20 (le « décret de l’Ontario »), pour modifier temporairement sa Loi sur les sociétés par actions, la Loi sur les personnes morales, la Loi sur les sociétés coopératives et la Loi de 1998 sur les condominiums. Ces modifications prévoient une prorogation des délais pour la tenue des assemblées d’actionnaires, de membres et de propriétaires des personnes morales et sociétés visées par ces lois et d’autres modifications permettent la tenue d’assemblées virtuelles.

En vertu du décret de l’Ontario, ces personnes morales et sociétés de l’Ontario peuvent reporter les assemblées virtuelles d’actionnaires, de membres et de propriétaires, qui devaient être tenues en personne pendant que l’Ontario est en situation d’urgence déclarée, sans avoir à transmettre de nouveaux avis aussi longtemps que les personnes devant être informées de la tenue de telles assemblées le soient d’une manière et dans des délais raisonnables.

Les personnes morales et sociétés de l’Ontario devant tenir des assemblées d’actionnaires, de membres et de propriétaires pendant que l’Ontario est en situation d’urgence déclarée peuvent maintenant tenir les assemblées dans les 90 jours qui suivent la fin de la période d’urgence. Les personnes morales et sociétés de l’Ontario qui doivent tenir ces assemblées dans les 30 jours suivant la fin de la période d’urgence déclarée peuvent maintenant tenir leurs assemblées dans les 120 jours qui suivent la fin de la période d’urgence. Des modifications correspondantes assouplissent les exigences en matière de communication de l’information financière avant ces assemblées annuelles.

Le décret de l’Ontario permet également aux personnes morales et sociétés de l’Ontario de tenir des réunions virtuelles d’administrateurs et des assemblées d’actionnaires, de membres ou de propriétaires, indépendamment de toute disposition des statuts, règlements, lettres patentes ou conventions unanimes d’actionnaires de la société. Les administrateurs, actionnaires, membres ou propriétaires qui assistent à ces assemblées ou réunions virtuelles sont réputés être présents en personne en ce qui concerne toute exigence applicable à l’assemblée.

D’autres modifications prévues au décret de l’Ontario assouplissent les règles pour la tenue du scrutin et du vote à ces réunions et assemblées prévues à ces lois.

6. Québec

Le Québec a émis un arrêté ministériel qui permet que toute réunion  devant avoir lieu en personne puisse se tenir à l’aide d’un moyen permettant à tous les membres de communiquer immédiatement entre eux. Ainsi les sociétés, coopératives et partenariats peuvent tenir des réunions virtuelles, peu importe leurs règles et règlements internes.

Les Autorités canadiennes en valeurs mobilières ont également fourni des directives précises à l’intention des sociétés faisant publiquement appel à l’épargne qui tiennent des assemblées générales annuelles d’actionnaires. Bien que cela ne fasse pas partie de la portée du présent bulletin, nous avons commenté ces lignes directrices dans un bulletin précédent : « Les ACVM fournissent des indications sur la tenue des assemblées générales d’actionnaires pendant la pandémie de la COVID-19  ».

Si vous avez des questions au sujet de la tenue d’assemblées virtuelles ou de l’obtention d’une prorogation de délai pour l’assemblée générale annuelle de votre société, le Groupe du droit des affaires de McMillan se fera un plaisir de vous aider.

par Joanna Dawson, Graham Bevans et Gurp Dhaliwal (stagiaire)

Mise en garde

Le contenu du présent document ne fournit qu’un aperçu du sujet et ne saurait en aucun cas être interprété comme des conseils juridiques. Le lecteur ne doit pas se fonder entièrement sur ce document pour prendre une décision, mais devrait plutôt consulter ses propres conseillers juridiques.