Les ACVM proposent des modifications aux obligations relatives aux renseignements concernant l’inscription, à la déclaration d’activités externes et aux exigences en matière de déclaration de l’information, dans le cadre de l’initiative de réduction du fardeau réglementaire

Les ACVM proposent des modifications aux obligations relatives aux renseignements concernant l’inscription, à la déclaration d’activités externes et aux exigences en matière de déclaration de l’information, dans le cadre de l’initiative de réduction du fardeau réglementaire

Le 4 février 2021, les Autorités canadiennes en valeurs mobilières (les « ACVM ») ont proposé certaines modifications aux renseignements à fournir lors de l’inscription par les conseillers, les courtiers et les gestionnaires de fonds d’investissement inscrits en vertu du Règlement 31-103 sur les obligations et dispenses d’inscription et les obligations continues des personnes inscrites (le « Règlement 31-103 »), dans le but d’améliorer l’efficacité globale du processus d’inscription.

Les modifications proposées sont la dernière d’une série d’efforts déployés par les ACVM pour réduire le fardeau réglementaire des personnes inscrites[1]. Si elles sont adoptées, elles préciseront et mettront en évidence certaines exigences déjà en place. Même si elles ne doivent pas entrer en vigueur avant la fin de 2021, la nature de ces modifications nous donne des indications utiles pour comprendre les exigences parfois ambiguës concernant les renseignements à fournir lors de l’inscription, notamment sur des questions telles que : (i) ce que constitue une « activité externe »; (ii) quand les sociétés doivent-elles fournir des mises à jour de l’état des litiges et (iii) quels événements survenus dans le passé d’une personne physique inscrite doivent être divulgués.

Définition de ce que constitue une « activité externe »

Les personnes inscrites sont actuellement tenues de divulguer leurs activités commerciales exercées pour le compte de leur société en dehors des activités nécessitant une inscription. Bien que certaines activités (comme des fonctions auprès d’autres sociétés inscrites ou du secteur financier) soient clairement à déclarer, en pratique, le concept d’activité professionnelle externe a été difficile à définir et le personnel des ACVM a régulièrement conclu que les personnes inscrites avaient omis de divulguer des renseignements sur de telles activités ou tardé à le faire.

Les modifications proposées supprimeraient l’utilisation du mot « entreprise » et établiraient six catégories d’« activités externes » pour aider à clarifier le concept pour les personnes inscrites. Ces six catégories sont les suivantes :

• les activités auprès d’une autre société inscrite;
• les activités auprès d’une entité qui reçoit une rémunération d’une autre société inscrite pour l’activité nécessitant une inscription de la personne visée par le Règlement;
• d’autres activités liées aux valeurs mobilières;
• la prestation de services financiers ou services connexes;
• les postes d’influence;
• d’autres activités visées.

Les activités visées par certaines de ces catégories devraient faire l’objet d’une déclaration chaque fois qu’elles sont exercées (dans le cas des activités liées aux valeurs mobilières) et d’autres activités, seulement lorsque le temps total consacré à toutes les activités externes (y compris les activités liées aux valeurs mobilières, aux services financiers ou services connexes et aux postes d’influence) dépasse un total de 30 heures par mois. La raison en est que le fait de consacrer plus de 30 heures par mois à d’autres fonctions peut nuire à la capacité de la personne d’exercer ses fonctions auprès de sa société parrainante.

Postes d’influence

Les personnes et les sociétés inscrites ont également eu de la difficulté à identifier correctement les personnes qui occupent un « poste d’influence » aux fins de la déclaration des activités externes. Les modifications proposées aident à clarifier ce terme en ajoutant la définition suivante :

« [traduction] un poste, autre qu’un poste au sein d’une société parrainante, qui, en raison des fonctions rattachées au poste ou de la formation ou des connaissances spécialisées requises pour le poste, ferait en sorte qu’une personne occupant ce poste serait considérée par une personne raisonnable comme ayant une influence sur d’autres personnes. »

Les modifications proposées fournissent des exemples précis de ce que constitue un poste d’influence, comme le clergé, les médecins, les infirmières, les aides familiales et les professeurs.

Si une personne physique inscrite occupe un poste d’influence, elle est actuellement assujettie à des modalités et à des conditions limitantes qui ont traditionnellement été mises en œuvre au cas par cas et qui visent à protéger ses clients. Les modifications proposées établiraient cependant de nouvelles règles pour codifier l’application de ces restrictions. Les nouvelles modalités interdiraient à une personne physique inscrite de donner des conseils aux clients qu’elle connaît grâce à son poste d’influence ou d’exécuter des opérations pour eux. Ces clients devraient être servis par d’autres personnes physiques inscrites qui n’occupent pas un poste d’influence.

Prolongation des délais pour la déclaration de l’information

Les personnes visées par le Règlement sont généralement tenues d’informer les autorités de réglementation de toute mise à jour des renseignements concernant l’inscription dans les 10 jours suivant la date de la modification. Les modifications proposées prolongent l’échéance de déclaration de ces mises à jour, en tenant compte du fait que les échéances actuelles sont trop strictes pour les entreprises, notamment les grandes entreprises qui doivent surveiller, examiner et déclarer les modifications aux éléments d’information pour le compte de nombreuses personnes physiques inscrites à la fois.

Les modifications proposées prolongent le délai général de production des rapports de 10 à 15 jours. Elles prolongent également certains autres délais de 10 à 30 jours, y compris les délais concernant les modifications relatives (i) à l’adresse résidentielle d’une personne physique; (ii) à l’adresse postale d’une personne physique; (iii) à l’inscription d’une société inscrite pour exercer des activités en valeurs mobilières; (iv) à l’auditeur d’une société inscrite; (v) à la détention par une société inscrite des actifs d’un client et au lieu où se trouvent ces actifs, et (vi) aux conflits d’intérêts nouveaux ou supplémentaires.

Les ACVM semblent adopter des échéances de déclaration de 15 ou 30 jours. Parmi les exceptions, on retrouve l’obligation en vertu de laquelle les sociétés sont tenues de continuer de déclarer les changements au statut d’une personne physique (c.-à-d. si elle cesse d’être une personne inscrite ou autorisée) dans les 10 jours.

Réduction du fardeau de la preuve relativement aux obligations d’information

Parmi les autres changements notables apportés aux obligations d’information du Règlement 31‑103 faisant partie des modifications proposées, on retrouve ce qui suit :

La déclaration de changements mineurs dans le pourcentage de propriété n’est plus requise

Afin de réduire le nombre de dépôts d’organigrammes de propriétaires faisant état de changements mineurs dans le pourcentage de propriété d’une société, les modifications proposées exigeront la déclaration de tels changements uniquement lorsque le pourcentage de propriété devient supérieur ou inférieur à un certain seuil (10 %, 20 % ou 50 %).

Capacité de déléguer les obligations de dépôt

Les autorités de réglementation reçoivent également régulièrement des dépôts de plusieurs sociétés du même groupe lorsqu’une société de ce groupe fait l’objet d’un changement. Afin d’éviter les mises à jour redondantes, les modifications proposées permettent à une société inscrite de déléguer à une autre société inscrite de son groupe l’obligation de déclaration, de sorte qu’une seule société d’un groupe de sociétés doive déclarer le changement.

Mises à jour concernant le renouvellement des polices d’assurance qui ne sont plus nécessaires

Auparavant, si une société renouvelait une police d’assurance expirée, elle devait en informer les autorités de réglementation, même si aucune autre modification n’avait été apportée à la police elle-même. Les modifications proposées supprimeront cette exigence de mise à jour lorsqu’une société a simplement renouvelé la même police d’assurance sans changement. Toutefois, une mise à jour est toujours requise si une police d’assurance devient caduque.

Réduction du nombre de mises à jour requises sur l’état des poursuites

Les modifications proposées aident également à réduire le nombre de rapports que les sociétés produisent au sujet des changements dans le statut d’une poursuite. Les modifications proposées précisent que les sociétés n’ont à déclarer que les dépôts de réclamations, les mémoires en défense, les demandes reconventionnelles et les modifications à ces dépôts. Les sociétés doivent également signaler toute décision prise dans le cadre d’une poursuite qui pourrait avoir une incidence importante sur la société, ses activités ou l’issue de la poursuite. La preuve et les ajournements, par ailleurs, n’ont pas à être communiqués.

Clarification des erreurs courantes dans les formulaires d’inscription des personnes

Dans le but de réduire la fréquence des renseignements incomplets ou inexacts dans les formulaires d’inscription des personnes physiques, les modifications proposées précisent quelles sont les activités passées de la personne devant être communiquées. Celles-ci comprennent :

• les allégations de non-respect des normes de conduite au moment de la démission ou du licenciement d’une personne de tout poste ou contrat d’emploi antérieur (que ces allégations aient été ou non la raison de la démission ou du licenciement);
• le non-respect de lois sur les valeurs mobilières, de règles d’un organisme d’autoréglementation (OAR), de règlements administratifs ou de normes de conduite au moment de la démission ou de la cessation d’emploi d’une personne à un poste ou à un contrat antérieur;
• toute infraction criminelle prévue par le droit étranger;
• la faillite, les propositions de consommateurs et autres cas d’insolvabilité, peu importe la date de leur survenance;
• tous les permis non liés aux valeurs mobilières (comme les permis d’exercer dans le domaine médical ou légal).

Les modifications proposées normalisent et réforment également l’obligation d’attestation et la placent au début du formulaire d’inscription afin de rendre les obligations individuelles plus claires.

En ce qui concerne les autres obligations en matière de déclaration de l’information, les modifications proposées comprennent un champ pour chaque titre professionnel de la personne inscrite auprès de sa société parrainante. L’objectif de cette modification est de faciliter l’évaluation par les autorités en valeurs mobilières compétentes des compétences et des titres de compétences requis pour les personnes inscrites relativement au titre qu’elles détiennent auprès de leur société.

Conclusion

Les modifications proposées visent à avantager les sociétés et les personnes physiques inscrites et les autorités de réglementation. Les exigences ambiguës ou floues ont conduit les sociétés ou les personnes physiques inscrites à présenter des rapports, des divulgations et des mises à jour excessivement complets afin de s’assurer qu’elles respectent les règles et n’omettent pas – ou ne tardent pas à déclarer – certains renseignements. Un tel état de fait crée plus de travail et de dépenses pour les sociétés inscrites et les autorités de réglementation, qui doivent passer au crible des renseignements parfois redondants ou sans importance.

La date d’entrée en vigueur proposée pour les modifications est la fin de l’année 2021. Les ACVM ont indiqué que les exigences applicables aux personnes occupant des postes d’influence seront soumises à une période de transition supplémentaire de 6 mois afin de donner à toute personne physique inscrite concernée le temps de transférer ses clients touchés à une autre personne inscrite.

Période de commentaires

Les parties prenantes sont invitées à fournir des commentaires écrits en ligne sur ce lien au plus tard le 5 mai 2021.

Si vous avez des questions sur les modifications proposées, veuillez communiquer avec nous.

[1] Voir nos bulletins d’avril 2017, d’avril 2018 et de janvier 2020.

par Michael Burns et Robbie Grant

Mise en garde

Le contenu du présent document ne fournit qu’un aperçu du sujet et ne saurait en aucun cas être interprété comme des conseils juridiques. Le lecteur ne doit pas se fonder uniquement sur ce document pour prendre une décision, mais devrait plutôt consulter ses propres conseillers juridiques.

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