Bonne Semaine de la protection des données, Canada! Numéro 4

Bonne Semaine de la protection des données, Canada! Numéro 4

C’est le quatrième jour de la Semaine de la protection des données, et notre sujet d’aujourd’hui porte sur les mesures importantes que votre organisation peut mettre en œuvre pour gérer les risques juridiques, ainsi que les risques liés à la réglementation et à la réputation lorsqu’elle élabore des communications publiques sur les atteintes à la protection des données concernant des renseignements personnels.

Liste des cinq meilleures stratégies de McMillan pour la gestion des risques juridiques, ainsi que des risques liés à la réglementation et à la réputation lors de la communication au public des atteintes à la protection des données

1. Élaborer un plan d’intervention en cas d’incident. Un plan d’intervention en cas d’incident facile à mettre en œuvre et comportant des rôles et des responsabilités clairs en matière d’enquête et de communication, entre autres fonctions essentielles, facilitera la communication réfléchie et organisée des atteintes à la protection des données, ce qui inspirera confiance en indiquant que votre organisation maîtrise la situation et la gère efficacement.
2. Comprendre vos obligations légales et vos risques juridiques. Le Canada dispose d’un cadre juridique et réglementaire complexe qui comprend une législation sur la protection des renseignements personnels visant divers secteurs publics et privés, ainsi qu’une législation visant certains secteurs d’activité en particulier qui peut s’appliquer directement ou indirectement à votre organisation dans certaines circonstances. Bon nombre de ces lois exigent la transmission de communications sur les atteintes à la protection des données aux autorités de réglementation et aux personnes touchées dans certaines circonstances et, le cas échéant, comportent des exigences précises en matière de contenu. Même s’il n’existe pas d’obligation légale de communication, il peut s’avérer judicieux, pour réduire les risques de poursuites en dommages-intérêts, d’informer les personnes touchées des dommages potentiels et des mesures qu’elles peuvent prendre pour se protéger. Les communications sur les violations doivent être élaborées avec soin pour répondre aux exigences légales et réglementaires s’appliquant à votre organisation.
3. Toujours faire approuver les communications de violation par un conseiller juridique. OK, celle-là est un peu éhontée, mais c’est sérieux! En pratique, les communications relatives aux atteintes à la protection des données sont souvent transmises avant qu’une enquête approfondie ne puisse être menée à terme et, par conséquent, il est possible que la description initiale d’un incident et ses effets potentiels donnent une image plus sombre de l’organisation que ce qui est justifié dans les circonstances. Bien que les communications relatives aux atteintes à la protection des données soient souvent préparées avec un niveau de compassion et d’empathie qui convient dans les circonstances, il faut prendre soin d’éviter les risques de litige injustifié en y incluant des déclarations qui peuvent à tort être interprétées comme un aveu de faute ou d’acte répréhensible. Par contre, lorsqu’on sait qu’il y a eu un échec des mesures de protection préventives de l’organisation (ou un défaut de mettre en place des mesures de protection suffisantes), il est important que la communication ne soit pas trompeuse de quelque façon que ce soit. Par conséquent, il est essentiel d’examiner attentivement les communications avec les conseillers juridiques avant qu’elles ne soient finalisées afin de s’assurer que votre organisation maintient une position stable en matière de litige.
4. Préparer les réponses aux questions fréquentes et une procédure d’évaluation des plaintes. La préparation proactive de réponses réfléchies à des questions courantes qui arrivent immédiatement en réponse à une communication largement diffusée sur les atteintes à la protection des données donne à l’organisation une occasion valable de faire face aux préoccupations individuelles avant qu’elles ne dégénèrent en plaintes ou en litiges réglementaires. Le fait de transmettre rapidement les demandes de renseignements appropriées à la haute direction permet également à une organisation de montrer qu’elle traite la situation en priorité.
5. Éviter de renoncer au privilège juridique. Lorsqu’on communique à l’interne et à l’externe au sujet d’une atteinte à la protection des données, il est important de ne pas renoncer accidentellement au privilège juridique relatif aux conseils donnés sur l’incident. Par exemple, les communications entre un avocat et son client visant la sollicitation ou la prestation de conseils juridiques ne devraient pas avoir lieu en présence de personnes qui ne sont pas concernées par la relation avocat-client, ni résumées après coup à des tiers. Le plan d’intervention en cas d’incident devrait traiter de la question du privilège juridique et des risques connexes.

L’équipe de protection de la vie privée et des données de McMillan fournit des conseils stratégiques à nos clients relativement aux atteintes à la protection des données concernant des renseignements personnels et confidentiels sensibles, notamment en mettant en œuvre une stratégie de communication efficace visant à protéger leurs intérêts juridiques et liés à la réputation. Célébrez la Semaine de la protection des données en communiquant avec votre conseiller/conseillère chez McMillan pour améliorer la préparation de votre organisation face aux atteintes à la protection des données!